Sarà per colpa della crisi finanziaria, dello sviluppo tecnologico, ma oggi come oggi, sono sempre più numerosi gli imprenditori che tentano di ridurre i costi del personale d’ ufficio, scegliendo di fare a meno di una figura professionale, un tempo molto utile ed indispensabile: la segretaria.
Si trattava di una figura gentile e discreta addetta alla contabilità, alla corrispondenza, alla gestione dei contatti telefonici. Ebbene, con l’abitudine di tagliare i costi del personale, anche la figura della segretaria, tende sempre di più a scomparire rischiando di trasformarsi in un lontano ricordo. Ma in ufficio, manager ed imprenditori non possono sempre e da soli gestire la corrispondenza, le telefonate, gli appuntamenti in agenda e, dunque, come trovare un degno sostituto della segretaria senza dover sostenere il costo di uno stipendio?
A questa esigenza, viene incontro una figura professionale frutto del connubio della tecnologia e dei tempi che cambiano: la segretaria virtuale, detta anche assistente virtuale, cioè un’assistente d’ufficio, non materialmente presente in azienda, ma ugualmente efficace come la segretaria tradizionale.
La segretaria virtuale è una persona in carne ed ossa che da una postazione remota, cioè da un luogo diverso dall’ufficio, risponde per nome e per conto dell’impresa committente, venendo pagata con un abbonamento mensile. E’ chiaro che questa segretaria, sarà, a sua volta, un’imprenditrice indipendente, che lavorerà allo stesso tempo ed allo stesso modo per altre aziende.
Le tariffe richieste per il servizio si aggirano mediamente intorno agli 80 – 90 euro al mese ed una sola azienda cliente non basterebbe a far guadagnare alla segretaria virtuale un degno stipendio. Ma cosa fa nel dettaglio questa nuova figura professionale?
Una segretaria virtuale risponde alle chiamate telefoniche del manager o dell’imprenditore da un ufficio diverso da quello dell’azienda. In questo ufficio, che può essere la sua casa o un’altra sede, chiamata “business center”, si ricevono le chiamate telefoniche delle imprese clienti, si smista la corrispondenza, si scrivono lettere e documenti, si esegue lavoro di contabilità.
La ricezione delle chiamate aziendali verso il telefono della segretaria virtuale avviene attraverso una linea telefonica dedicata, cioè una numerazione, attribuita all’azienda, che, tramite apposito software, viene dirottata nei cavi del telefono della segretaria virtuale od esterna. Una segretaria virtuale è utile al manager e all’imprenditore che stanno sempre chiusi in ufficio, ma soprattutto a quelli che viaggiano in continuazione in ogni parte del mondo.
E’ utile per le grandi aziende con filiali all’estero, che vogliono avere a disposizione un’assistente in ogni parte del pianeta, ed alle piccole imprese, che necessitano di una sensibile riduzione dei costi aziendali senza rinunciare all’efficace gestione del loro business.
Fonte immagine: segretariaonline.net
