Ogni giorno siamo costretti ad inviare centinaia di email per i motivi più vari: per amicizia, per parentela , per lavoro. Nel settore professionale, le mail rivestono una fondamentale importanza, anche perché possono aiutarci a costruire o a distruggere solidi business.
Dal contenuto della mail spesso dipende il destino di un importante contatto di lavoro o la conquista di un contratto o di un nuovo appalto aziendale. Per far sì che la mail di lavoro sia produttiva e non venga cestinata dal nostro interlocutore, servono alcune semplici regole.
Anzitutto bisogna concentrarsi sul contenuto, che deve essere chiaro, leggibile, senza errori e adatto al contesto. Meglio evitare appellativi caduti ormai in disuso, come “egregio”, da sostituire con termini più moderni, come “ gentile”. Nel caso la mail sia rivolta a un’azienda si può usare anche “spettabile”. Il tono della mail deve essere informale quando il destinatario è già conosciuto, mentre con un destinatario che non si conosce va bene anche usare il classico “lei”.
Nella mail bisogna anche indicare il titolo ( abbreviato) della persona a cui si rivolge, ovvero “dott.”, “ing.” e così via. Per far si che la mail non venga cestinata o che gli allegati della stessa non vengano mai letti, basta indicarli o evidenziali sinteticamente all’interno del testo, magari esordendo con termini come “ a tal proposito allego dei dati su quanto fin qui riportato”.
La conclusione della mail prevede i classici “saluti”, ma meglio evitare il freddo e asettico “ cordiali saluti”, meglio puntare su termini più amichevoli e rispettosi, come “ la saluto cordialmente”. Se la mail è scritta di mattina si può chiudere anche con un “ le auguro una buona giornata”. Alcuni consigli riportati in questo post sono contenuti in un’interessante intervista pubblicata su Job 24 e realizzata con l’esperta di scrittura Luisa Carrada.
Fonte immagine: Blog.itnfranchising.it
